Spørger man en virksomhed, om de har backup, er svaret næsten altid ja. Der kører et program hver nat, og hver morgen kommer der en mail med et grønt flueben.
Det grønne flueben fortæller, at der er blevet kopieret data et sted hen. Det fortæller ikke, om nogen kan få dem tilbage, hvem der skal gøre det, eller hvor lang tid det tager. Det finder man som regel først ud af den dag, man står og mangler noget.
Derfor er det en god idé at prøve det af, mens der ikke er noget på spil. Sådan gør I, og sådan bruger I det, I finder ud af.
Når svaret er “vi har backup”
De fleste opdager, at noget mangler, på en helt almindelig dag. En medarbejder har overskrevet et regneark med en gammel version. En mappe er blevet slettet ved en fejl for nogle uger siden, og nu skal der bruges et tilbud, der lå i den. Eller en bærbar er blevet stjålet fra bilen.
I alle tre tilfælde findes der formentlig en kopi. Spørgsmålet er, hvor hurtigt I kan få den tilbage, og hvor gammel den er. Det er de to ting, der afgør, om det bliver en irriterende formiddag eller en uge med tabt arbejde.
To tal, der afgør, hvad backuppen skal kunne
Inden I prøver at gendanne noget, så tænk over, hvad I egentlig har brug for. Det handler om to spørgsmål, og ingen af dem er tekniske. Det er ledelsen, der kan svare på dem.
Hvor meget arbejde må gå tabt?
Tager backuppen en kopi hver nat, og går noget galt kl. 15, så er det, der er lavet siden i morges, væk. For et kontor, hvor de fleste arbejder i mail og dokumenter, er det måske til at leve med. For et bogholderi midt i en momsafregning eller en tegnestue med en deadline er en hel dags arbejde meget.
Spørg jer selv: Hvis vi mistede alt fra i dag, hvad ville det koste at lave det igen? Er svaret “en hel del”, skal der tages kopi oftere end én gang i døgnet.
Hvor længe må der gå, før I er i gang igen?
Det andet spørgsmål er, hvor længe I kan undvære systemerne. En enkelt fil kan de fleste vente et par timer på. Men hvis det er hele serveren eller økonomisystemet, der er væk, er det noget andet. Kan I sende fakturaer i en uge uden det? Kan lageret pakke ordrer?
Svaret er forskelligt fra system til system, og det er helt fint. Det vigtige er, at nogen har taget stilling til det, før det sker.
Sådan laver I øvelsen
Øvelsen tager omkring tyve minutter, og den kan laves i dag. Det eneste, der skal til, er en, der beder om at få en fil tilbage.
- 1. Vælg en fil
- Find en fil, I ved fandtes for tre uger siden. Gerne en, der ligger et andet sted end der, hvor I plejer at arbejde, fx på et fællesdrev eller i en mappe i mailen.
- 2. Bed om at få den tilbage
- Gør det på den måde, I ville gøre det, hvis det var alvor. Skriv til den, der står for jeres IT, eller prøv selv, hvis det er jer.
- 3. Tag tid
- Noter, hvornår I bad om filen, og hvornår den var tilbage, hvor den skulle være.
- 4. Skriv ned, hvem der kunne gøre det
- Var det én bestemt person? Hvad var der sket, hvis vedkommende var på ferie eller syg?
- 5. Tjek filen
- Åbn den og se, om det er den rigtige version, og om den virker.
Gik det hurtigt og uden problemer, er det rart at vide. Gik det ikke, har I fundet noget, I kan rette, mens det ikke haster.
Det, der plejer at gå galt i selve gendannelsen
Når en gendannelse driller, ligger problemet oftest i det rundt om backuppen: hvem der må, hvor lang tid det tager, og hvad der overhovedet er med.
- Ingen er sikker på, hvem der må
- Ofte er der én person, der ved, hvordan det gøres, og det står ingen steder. Er den person væk, går der tid med at finde ud af, hvor backuppen ligger, og hvem der har adgang til den.
- Det tager længere tid end forventet
- Mange regner med, at en enkelt fil er tilbage på få minutter. Men skal man først finde ud af, hvilken dag filen sidst så rigtig ud, og derefter lede den frem i en stor backup, kan det godt tage en time. For en hel server kan det tage meget længere, og det er bedre at finde ud af nu end den dag, det er nødvendigt.
- Et hjørne, ingen har tænkt på
- Det sker tit, at noget er blevet flyttet, uden at backuppen er fulgt med. Et fællesdrev, der kom over i skyen. Mailen, der skiftede til Microsoft 365. En ny computer, hvor skrivebordet ikke længere bliver kopieret. Backuppen kører stadig og melder grønt, men den tager kopi af det gamle sted.
De to spørgsmål til næste ledermøde
Når øvelsen er lavet, har I noget konkret at tale ud fra. Tag de to spørgsmål med til næste ledermøde:
- Hvor meget arbejde må vi miste, hvis det går galt?
- Hvor længe må der gå, før vi er i gang igen?
Hos IT-folk hedder de to tal RPO (Recovery Point Objective, hvor meget arbejde der må gå tabt) og RTO (Recovery Time Objective, hvor længe der må gå, før I er i gang igen). Det er dem, en backupløsning bør bygges efter. Men det er en beslutning om forretningen, og den bliver bedst, når den bliver truffet af dem, der kender forretningen. Sammenlign svarene med det, I oplevede i øvelsen. Hvis de ikke passer, ved I nu, hvad der skal kigges på.
Og så er det en god idé at gentage øvelsen en gang om året, fx samme uge som I tjekker brandslukkerne.
